April 11, 2017

Yalın Altı Sigma

BestFit

Herkese İyi gelen standart bir "reçete var mıdır?"
Sonuç alabilmek için hem doğru metadolojileri belirlemek hem de bunları doğru birleştirmek, uyarlamak, yönetmek gerekir.

Yalın Altı Sigma

Projelerle iyileştirmeler yapmanın ötesinde iş yapış şeklinin değiştiren, bilinen en kapsamlı ve güçlü süreç iyileştirme metadolojisi.
Yine de hazır bir reçete değil, size özel uyarlanması gereken bir temel sadece .

Workout

Bir yandan ciddi iyileştirmeler yapmak istiyor diğer yandan da proje ve eğitim sürelerinin daha kısa olması gerektiğini düşünüyorsunuz.
Bunun için de Results'ın çözümü var. Bp ve çok sayıda ülkede DHL'de yaptığımız gibi...

Ve Daha Fazlası

Eğer yöneticiler şirketi daha ileriye götüreceklerini vaat ediyorlarsa; bu, mevcut durumu sürekli değiştirmek demektir. Yani yeni ürünler, yeni hizmetler, yeniden yapılanma, maliyet azaltma, hızlanma...

Arrow
Arrow
Slider

 

Yalın Altı Sigma

Bir restoran sahibisiniz. Takip etmek isteyeceğiniz en önemli göstergeler neler olabilir?
Satışlar, kar, karlılık, maliyetler, hisse değeri, masa doluluk oranı, bütçe…

Restoran seçmek üzere olan bir müşterisiniz. Seçim kriterleriniz neler olabilir?
Yer, menü, servis hızı, ortam, bilinirlik, otopark, fiyatlar…

Birbirinden tamamen farklı iki ayrı cevap gibi görünse de, müşteri için önemli olan seçim kriterlerinin, restoran sahibi için önemli olan göstergeler üzerinde direkt etkisi olduğunu biliyoruz. Üstelik restoran sahibinin öncelikle takip etmek istediği göstergeler “artçı” göstergeler, yani hep geçmiş dönem performansını gösteren ve direkt üzerlerinde değişiklik yapılamayan, bir sonuca işaret eden göstergelerdir. Örneğin satış adetleri, belirli bir ürünün karlılığı. Fakat müşteri için öncelikli olan, ileriki dönem sonuçlarını belirleyen, iyileştirilebilir ve kontrol edilebilir olan “öncü” göstergelerdir. Örneğin hizmet süresi, hata oranları.

Bu örnekleri aşağı doğru çoğaltmak mümkündür. Mesela satış adetleri için müşteri sadakati, müşteri sadakati için hizmet süresi, hizmet süresi için süreç çevrim yeterliliği, süreç çevrim yeterliliği için katma değersiz faaliyetler, beklemeler…

Yalın Altı Sigma’nın iki temel amacı vardır.

Bunlardan ilki, şirket için kritik sonuç göstergelerinin etkileyen faktörlerin bulunması ve iyileştirilmesidir. Belki bunun kadar önemli ikinci amaç ise, verimliliği artırmaktır. Dolayısıyla Yalın Altı Sigma’nın temel amacı, müşteri beklentilerini en verimli şekilde karşılayacak süreç ve ürünlerin tasarlanması veya iyileştirilmesi olarak tanımlanabilir. Yalın Altı Sigma’da müşteri memnuniyeti ve finansal getiri her zaman dengelenir.

Bu amaca ulaşabilmek için en temelde,

  • Öncelikli problemlerin bulunması,
  • En yetkin kişilerin bu problemlerin çözümü için atanması,
  • Bu kişilerin ihtiyaçları olabilecek tüm araçlarla ve bakış açısıyla donatılması ve
  • Gereken zamanın bu kişilere sağlanması gerekir.

Yalın Altı Sigma (Lean Six Sigma) tüm bunların nasıl yapılacağını gösteren bir metodoloji, araçlar seti ve bakış açısı sağlar.

  • Tek tek bakıldığında çoğu eskiden beri bilinen, faydası kanıtlanmış araçlardan oluşur. Farkı yaratan bunların bir araya getirilmeleri, organizasyonu, uygulamaya dönüştürülmeleri ve yönetim desteğidir.
  • Kalite evriminin bir sonucu olarak “şimdilik” bilinen en kapsamlı süreç ve ürün iyileştirme metodolojisidir.

 


Ancak Yalın Altı Sigma’nın kendisi de sürekli iyileştirmenin esasından muaf olamaz.

“Yani metodolojinin kendisi de sürekli, şartlara ve ihtiyaca göre iyileştirilmeli, geliştirilmelidir. Aksi takdirde fayda sağlaması beklenen bir metodoloji bürokrasi ve güçlükler yaratmaya başlar.

Bu sebeple Results için Yalın Altı Sigma da sabit bir plan değildir. Her şirkete göre üzerinde düşünülmesi ve gerekli değişikliklerin yapılması gereken bir temeldir sadece. Results’ın bugüne kadar müşterilerinde devreye almış olduğu uygulama ve iyileştirmeler yurtdışında bu konunun öncüsü olarak bilinen firmaların web sitelerinde dahi çok daha sonraları görülmeye başlanmıştır çünkü bir çok Altı Sigma danışmanlık şirketi Altı Sigma’nın kendisinin de zaman içinde geliştirilmesi, uyarlanması gerektiğinin farkına varamamıştır.Bu sebeple Results’ın çok farklı yaygınlaştırma, destek ve eğitim yapıları mevcuttur.”


 

Dilerseniz de bir günlük bir çalışma ile, dünyaca ünlü MoveIt Courier Simülasyonu gibi gerçek hayata çok yakın bir uygulama ile Yalın Altı Sigma’nın nasıl fayda sağlayabileceğini yaşayarak da görebilirsiniz.

Hizmet sektörü veya destek süreçlerde Yalın Altı Sigma yaygınlaştırma esnasında en sık yapılan hatalardan biri, eğitim içeriğinin, örneklerin, bakış açısının hizmet sektörüne özel düşünülmemesi ve standart eğitimler verilmesidir. Halbuki üretim ile hizmet sektörü ve destek süreçler, bu süreçlerde çalışan kişilerin bakış açıları ve deneyimleri çok farklıdır.

Her şirketin ihtiyacı ve durumu da farklıdır. Results birden fazla şirketin aynı eğitime alındığı “Genel Katılıma Açık Eğitim” niteliğinde eğitimler düzenlememektedir. Verilecek tüm eğitimlerde sadece tek bir şirket yer alır ve  eğitimler şirkete özel uyarlanır. Eğitim alanlar eğitim içeriği veya örneklerde hiçbir zaman yabancılık çekmezler, nerede kullanılacağını bile bilmedikleri örnekler üzerinde çalışmazlar.

İşin ve projelerin gerektirdiğinden ağır eğitimler şirkete maliyet konusunda fazladan bir yük getirmenin dışında, eğitime katılanların hiç kullanmama ihtimalleri çok yüksek olan araçları öğrenmek için vakit kaybetmelerine, sıkılmalarına, demotive olmalarına ve temelde ihtiyaçları olan araçlara odaklanmakta zorlanmalarına sebep olacaktır. Results’ın bu konuda da denenmiş ve klasik yöntemlere göre daha başarılı olmuş çözümleri mevcuttur.

Uygulamada Yalın Altı Sigma’nın adı da, içeriği de değişebilir ki bir çok firmada çok ciddi farklılıklar ve isimler altında uygulanmaktadır ancak her zaman “aklın yolu bir” olacaktır.

Yalın Altı Sigma

  • Tanımlı kriterlere göre (finansal getiri, müşteri, stratejik hedefler, uygulama kolaylığı vs.) projeleri seçer.
  • Finansal getiri ve sonuç odaklıdır. Yapılan herhangi bir değişikliği kabul etmez, sonucun daha iyi olduğunun ispatını ister.
  • Bilmek ile yapabilmek arasında fark olduğundan projelerle iç içe eğitim, koçluk, takip, denetleme mekanizmaları içerir.
  • Süreç ve veri analizi için gereken tüm araçları bünyesinde barındırır, bunların doğru aşamalarda kullanılmasını sağlar ancak her şirket hatta projede değişiklikler yapılmalıdır.
  • Kök sebeplere odaklanır. İlk bakışta görünen ve çoğu zaman kişilere bağımlı yüzeysel sebepleri bulmakla yetinmez.
  • Kalıcı takip mekanizmaları kurarak projelerin kapatılmasını sağlar.
  • Dil birliği sağlar. Süreçleri birbirleriyle karşılaştırılabilir hale getirir.
  • Tüm eğitimler başından itibaren projelerle paralel yürütülür. Dolayısıyla katılımcılar öğrendiklerini projelerinde uygulama imkanı bulurlar. Bu da hem öğrenmeyi güçlendirir hem de projeler ile şirkete direkt geri dönüş sağlanır.
  • Results Kurumsal Verimlilik Çözümleri, kurumsal seviyede yapılan tüm yaygınlaştırmalarda başarı ve kalıcılık sağlayabilmek için aşağıdaki konuların hayati önem taşıdığına inanmakta ve bu konularda çözümleri mevcuttur :
    Kurumun değişime ne kadar hazır olduğunun iyi tespit edilmesi ve çıkan sonuçlara göre değişimin/önlemlerin planlanması,
    Yönetimin planlı faaliyetlerle etkin desteğinin ve takibinin sağlanması,
    Gerekli alt yapının kurulması ve destekleyici  birçok yönetim aracının kullanılması,
    Doğru kuşakların ve doğru kişilerin seçilmesi,
    Doğru başlangıç projelerinin seçilmesi,
    Doğru içerik ve seviyede eğitim verilmesi
  • Yalın Altı Sigma şirketin tercihine göre değişik seviyelerde uygulanabilir :

Stratejik ya da taktik sebeplerle seçilmiş bazı projelerde problem çözme tekniği olarak

Süreç/ürün iyileştirme, geliştirme, dizayn vs. projelerinde ya da seçilmiş bazı fonksiyonlarda düzenli olarak.

Şirketin ve çalışanların bakış açısını, iş yapış yöntemini ve şirket kültürünü değiştirmeyi hedefleyen bir yönetim aracı ve problem çözme tekniği olarak.


Yalın Altı Sigma hakkında daha fazlası…

Teknik bir terim olarak Sigma Seviyesi herhangi bir hizmet ya da üretim süreci için, sürecin müşteri beklentileri karşısında ne kadar iyi işlediğini gösteren bir ölçüttür. Altı Sigma yeterliliğinde bir süreçte bir milyon olasılıkta 3.4 hata görülmesi beklenir. Ancak Altı Sigma kavramı daha çok iş performansını iyileştirmek için kullanılan, disiplinli, veriye dayalı bir metodolojiyi ve arkasındaki felsefeyi ifade etmek için kullanılır.

Altı Sigma’da müşteri odaklılık diğer metodolojilerden farklı olarak araçlara somut ve ölçülebilir olarak entegre edilmiştir. Müşteriler hiç bir zaman şirketlerin performans ortalamalarını bilmezler; her bir müşteri kendisine denk gelen performans ya da sorundan etkilenir. Yani şirketin bir hizmeti ortalama 3 günde vermesinin, değişkenlik sebebiyle bu hizmeti 7 günde alan müşterilere bir faydası yoktur.

Altı Sigma müşteri adına varsayımlarda bulunulmaz. İç ya da dış müşterilerin beklentileri -çoğu zaman dile getirilmeyenler de dahil olmak üzere- doğru tekniklerle kaynağından alınır, bazı yöntemlerle ölçülebilir hale getirilir, sayısal değerlerle karşılaştırılır ve müşterinin belirlediği beklentilere doğru “karlı” iyileştirmeler yapılır. Bunun için de ileri seviye  veri analizleri dahil çok kapsamlı bir araçlar seti kullanılır.

Yalın (Lean) araçları ise,

    • Katma değersiz faaliyetler (gereksiz kontroller, onaylar, …)
    • Masalar/süreçler arasındaki akış yöntemi ve hız farklılıkları
    • Aynı işin farklı birimlerde farklı yöntemlerle yapılması
    • Her bölümün kendi işini en iyi yapma hedefi
    • Yerleşim düzeni
    • Faaliyetler arasındaki beklemeler, hatalar
    • Bölümler arası geçişler, bilgi transferleri
    • Dosyalama, nakliye

gibi konularla ilgilenir. Çoğu süreç yalın değildir. Süreç Çevrim Yeterliliği %10’dan azdır.

Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse talep karşılama süresi 3 gün olan bir şirketin çalışanları, başka hiçbir iş yapmadan, hiçbir bekleme yaratmadan sadece bir müşterinin talebinin karşılanmasına odaklanıyor olsalardı, belki de bu talebi bir saat içinde karşılayabilirlerdi. Üç gün ile bir saat arasındaki süre potansiyel iyileştirme alanıdır. Toplam sürenin %10’u katma değerli, %90’ı katma değersiz (beklemeler dahil) ise, süreyi kısaltmak için önce katma değersiz faaliyetleri tespit etmek çok daha anlamlıdır. Katma değersiz adımların yok edilmesi veya sürelerinin azaltılması; katma değerli faaliyetlerin sürelerinin azaltılmasından hem daha kolaydır hem de süreç çevrim süresinde daha fazla iyileştirme sağlar. Bu bakış açısıyla yapılan bir süreç iyileştirmede hem çok kısa sürede verimlilik sağlanır, maliyetler azaltılır, hem de müşteri memnuniyeti artırılır.

Yalın Yönetim ve Altı Sigma teknikleri birlikte ve birbirlerini destekleyecek şekilde kullanıldıklarında en iyi sonuca ulaşılır. Yalın araçları akıştaki problemleri ve katma değersiz faaliyetleri tespit ederken, Altı Sigma katma değer sağlayan her bir adımın yeterliliğini artırır ve yalın üretim/yönetim tekniklerine ikinci bir girdi daha oluşturur.

Özellikle üretim dışı süreçlerde 6 Sigma’nın, Yalın araçlarıyla birleştirilmesi; uygulamanın, araçların ve eğitim içeriğinin hizmet sektörü ve destek süreçler için doğru farklılaştırılması kritiktir. Aksi takdirde sorunlarla karşılaşılması kaçınılmazdır. Results, Yalın Altı Sigma danışmanlık ve eğitim aşamalarında tüm bunları göz önüne alarak yol haritasını oluşturmaktadır.