April 25, 2017

Değişim Yönetimi

BestFit

Herkese İyi gelen standart bir "reçete var mıdır?"
Sonuç alabilmek için hem doğru metadolojileri belirlemek hem de bunları doğru birleştirmek, uyarlamak, yönetmek gerekir.

Yalın Altı Sigma

Projelerle iyileştirmeler yapmanın ötesinde iş yapış şeklinin değiştiren, bilinen en kapsamlı ve güçlü süreç iyileştirme metadolojisi.
Yine de hazır bir reçete değil, size özel uyarlanması gereken bir temel sadece .

Workout

Bir yandan ciddi iyileştirmeler yapmak istiyor diğer yandan da proje ve eğitim sürelerinin daha kısa olması gerektiğini düşünüyorsunuz.
Bunun için de Results'ın çözümü var. Bp ve çok sayıda ülkede DHL'de yaptığımız gibi...

Ve Daha Fazlası

Eğer yöneticiler şirketi daha ileriye götüreceklerini vaat ediyorlarsa; bu, mevcut durumu sürekli değiştirmek demektir. Yani yeni ürünler, yeni hizmetler, yeniden yapılanma, maliyet azaltma, hızlanma...

Arrow
Arrow
Slider

 

Değişim Yönetimi

Kapsamlı bir değişim inisiyatifi başlatmaya karar verdiniz. Gereken her şeyin hazırlanmasını sağladınız ve seçimlerinizi yaptınız; metodoloji, bütçe, takvim, teknoloji, hedefler, tedarikçiler, işbirlikleri, fizibilite… Hepsi çok doğru ve gerekli adımlar. Pekala, şu soruların yanıtını bilimsel olarak aradınız mı?:

“Organizasyon bu değişime hazır mı?”
“En iyi sonucu elde etmek için gerekenleri yaptık mı?”

Değişime hazır mıydınız?

Her yıl yayınlanan Değişim Yönetiminde En İyi Uygulamalar raporunun 2009 versiyonunun ilk verileri çok yakında yayınladı.  Altıncısı yapılan bu çalışmaya Results da beş senedir katılmakta. 65 ülkeden 575 katılımcılı bu çalışma değişimin insan boyutu üzerine dünyada yapılan en kapsamlı çalışma.

Çalışma kapsamında cevap aranan en temel soru, proje başarısı ile değişim yönetiminin etkinliği arasındaki ilişki: Değişim yönetimini zayıf uyguladıklarını belirten 111 katılımcıdan proje hedeflerini tutturanların oranı %16. Değişim yönetimi mükemmel uyguladıklarını belirten 65 katılımcıdan proje hedeflerini tutturanların oranı  ise %95.

Correlation of change management effectiveness to meeting project objectives

Üstelik aynı araştırma projelerin süre ve bütçe hedeflerini tutturma seviyesinin de, etkin bir değişim yönetimi ile yükseldiğini gözler önüne sermektedir.

Correlation of change management effectiveness to staying on schedule

 

Değişimin İnsan Boyutu

Değişim girişimlerinde, çoğu zaman tüm enerji değişimin teknik yönlerine harcanır. Kim, ne zaman, ne yapmalı, nasıl yapmalı vs. Değişimin insan boyutuna yeterli önem verilmez. Oysa insanlar çözümün şirkete etkisinden önce kendilerine olan etkisini değerlendirir. İnsanlar için geçerli olan sizin söyledikleriniz değil, onların algıladıklarıdır. Çalışanların, değişimin neden gerekli olduğunu en azından denemeye istekli olacak kadar iyi anlamaları ve mutabık olmaları gerekir. İnsanlar görüşlerine değer verdikleri kişilerin değişime katıldığını görmek isterler. İsteneni yapmak için gerekli yetkinliğe sahip olmaları gerekir. İş ortamındaki yapı ve yönetim, yeni davranış ya da çalışma şekliyle uyumlu olmalıdır. Eğer insanları kazanmazsanız, başta olmasa bile sonradan çözümünüzün uygulanmasında sıkıntı ve memnuniyetsizlikler oluşabilir.

Değişimin Algılanması

Eğer hiçbir şey yapmazsanız; çıktılarınız için kimin ne düşündüğünü tam olarak bilemeyecek ve risk alacaksınız.

İnsanların değişim arzusunu doğrudan artırmak ya da kontrol etmek mümkün değildir; ancak, bu arzuyu yaratan unsurları kontrol edebilirsiniz.

Çalışanlara ne yapacaklarını söyleyebiliriz. Ancak onların değişme ya da değişimin içinde yer alma istekliliklerini kontrol edemeyiz. Bu çalışanların iradesine kalmıştır. İsteklilik seviyesinin sonuçlar üzerinde çok büyük bir etkisi vardır. Tek yapabileceğimiz, çalışanlarda isteklilik yaratacak girdileri kontrol etmek, gerekli önlemleri almaktır.

Değişime genellikle

  • Değişimi şekillendirme sürecinde yer almamış,
  • Değişimin tasarımı ve uygulanmasında gereken araçlarla yeterince ve zamanında donatılmamış
  • Değişimle ilgili meşru kaygılarını dile getirecekleri ortam bulamamış

gruplar direnç gösterirler.

Bu kişilerin, tüm bunlara rağmen değişimin belkemiğinde yer almaları istenir. Öte yandan değişim ek iş yükü ve olası başarısızlık halinde mevcut pozisyonların da riske atılması demek olabilir.

 


Birisini, bir şey yapmaya zorlayabilirsiniz, ama o kişiyi, bu şeyi yapmak istemeye kesinlikle zorlayamazsınız…Çin Atasözü

“Standart eğitimler ya da proje yönetim metodolojileri her türlü şirket ve proje düşünülerek tasarlanmıştır.

Kurumunuzun bu konuda bulunduğu seviyeyi, proje yönetimi konusunda yaşadığınız temel problemleri göz önüne alamazlar.

Oysaki hepimiz biliyoruz ki, bir yazılım projesi ile bir inşaat projesini ya da bir ürün geliştirme projesini aynı yöntemle ve araçlarla yönetmek hem doğru değildir hem de mümkün değildir. 2 aylık bir yazılım projesi ile 1 senelik bir ERP projesi bile birbirinden farklıdır.

Hepsinin ötesinde her şirketin kültürü, diğer alanlardaki kurumsal uygulamaları ve proje yönetimi konusunda bulunduğu durum ve yetkinlik seviyesi farklıdır.”


 

Değişim Yönetimi

Yapılması gerekenler, durumu tespit etmek, kimin ne kadar değiştirilmesi gerektiğini belirlemek ve yapılacakları planlamaktır.

İlk adım mevcut durumun tespitidir; yani, değişimin organizasyona etkisinin ve organizasyonun değişime ne kadar hazır olduğunun analizi.

Değişime Hazırlık Analizi

Results büyük çaplı değişim inisiyatiflerine mevcut durumu anlayarak başlar. İnisiyatifin boyutu ve şartlarına göre bunun için farklı teknikler kullanır. Her çeşit kapsamlı değişim girişimi öncesinde kullandığımız Değişime Hazırlık Analizi, 30 farklı alanda organizasyonun değişime hazırlık durumunu net bir şekilde tespit eder ve ölçülebilir sonuçlar ortaya koyar. Daha sonra bu sonuçlar ve diğer analizler ile alınması gereken önlemler, organizasyonel değişiklik ihtiyaçları, alt yapısal geliştirmeler belirlenir.

Değişim Gereksinimleri

Mevcut durum analizi yardımıyla, değişimin sancısız gerçekleşmesi için nelere ihtiyacınız olduğunu böylece belirlemiş olursunuz. Bu gereksinimleri önceliklendirmek kaynakların etkinliği açısından oldukça faydalı olacaktır. Bu, aynı zamanda, değişim gereksinimlerinin tutarlılığını da gözden geçirmeniz için bir fırsattır. Değişimin boyutuna göre farklılaşmakla birlikte değişimin etkileyebileceği alanlar şunlar olabilir:

  • Organizasyon yapısı
  • Şirket vizyon ve hedefleri
  • Değişimden etkilenecek süreçler
  • Değişimden etkilenecek kişilerin moral yapısı
  • Fiziksel yer değiştirmeler
  • Eğitim ve bireysel gelişim
  • Gereksinim duyulan ek personel ve yetkinlik seviyesi
  • Alternatif çalışma şekli (part-time, sözleşmeli, vs.)
  • Mevcut personel seviyelerinin ayarlanması (grade, prim, vs.)
  • Takdir ve ödüllendirme
  • Kariyer geliştirme
  • Prosedürler ve dokümanlar

Hemen her girişim bir fayda sağlamak için yapılır; dolayısıyla bir fırsattır. Öte yandan değişim herkeste direnç yaratmaz; bazıları da bunu destekler. Her iki durum da değişimin önündeki engelleri yıkmak için kullanılabilecek olanaklardır. Tabii ki önce bu fırsatların neler olduğu belirlenmelidir.

Değişim yönetimi bir kerelik bir çalışma değildir; insiyatif boyunca gözden geçirilerek sürekli uygulanması gereken bir süreçtir.